Monitoring wizyjny a RODO – co warto wiedzieć?
Monitoring wizyjny a ochrona danych osobowych – najważniejsze kwestie
Niektórzy traktują monitoring wizyjny jako prosty środek, dzięki któremu firma lub inna instytucja może odnieść liczne korzyści. W rzeczywistości jednak zastosowanie tego rozwiązania wiąże się z koniecznością przestrzegania wielu zasad, a niedostosowanie się do obowiązujących regulacji prawnych może spowodować poważne konsekwencje. W ostatnich latach wątpliwości dotyczące przepisów związanych ze stosowaniem kamer zaczęły narastać – zależność, w jakiej pozostają wobec siebie monitoring wizyjny a RODO, budzi obecnie szczególne zainteresowanie wielu firm.
Warto jednak pamiętać o tym, że przepisy dotyczące nagrywania osób obowiązywały również przed wejściem w życie tego rozporządzenia. Prawo unijne przyczyniło się jednak do uregulowania wielu istotnych aspektów łącznie ze stwierdzeniem najbardziej istotnego faktu – monitorowanie jest formą przetwarzania danych osobowych, dlatego kwestia taka jak monitoring wizyjny a RODO powinna być szczególnie istotna dla każdego przedsiębiorstwa, które już wykorzystuje to rozwiązanie lub zamierza je wykorzystywać.
Zasady prowadzenia monitoringu wizyjnego
Przedsiębiorstwa, które chcą zdecydować się na wprowadzenie kamer, powinny uważnie zapoznać się z aktualnymi przepisami prawa. Istotne jest przede wszystkim to, by przyjrzeć się zależności między monitoringiem a RODO – to właśnie między innymi to rozporządzenie szczegółowo określa zasady prowadzenia monitoringu wizyjnego.
Pierwszym zadaniem, które musi wykonać firma chcąca wdrożyć monitoring wizyjny zgodny z RODO, jest określenie odpowiedniego celu tego działania. Nie może być on oczywiście sprzeczny z wymogami prawnymi określonymi w rozporządzeniu. Artykuł 6. RODO szczegółowo opisuje wszystkie warunki, na które można się powołać – dla większości firm najbardziej istotna jest możliwość wskazania na uzasadniony interes realizowany przez administratora. To bardzo ogólne stwierdzenie wymaga jednak doprecyzowania. W przypadku wielu przedsiębiorstw wykazać można potrzebę ochrony mienia lub zapewnienia bezpieczeństwa pracowników. Warto jednak pamiętać o jeszcze jednej kwestii wynikającej z zależności między monitoringiem wizyjnym a RODO i innymi przepisami – zastosowanie kamer powinno być poparte wnioskiem, że wyznaczony cel nie może być zrealizowany w inny sposób.
Prawidłowe wyznaczenie celu jest jednak tylko jednym z kroków, które trzeba wykonać wdrażając monitoring wizyjny – RODO i inne przepisy wyznaczają bowiem także maksymalny czas, przez który możemy przechowywać nagrania z miejsca pracy. Okres ten wynosi trzy miesiące, choć w rzeczywistości wiele firm decyduje się jednak na jego skrócenie.
Jeszcze jednym zagadnieniem dotyczącym kwestii, jaką jest zależność między monitoringiem wizyjnym a ochroną danych osobowych, jest konieczność poinformowania o działaniu kamer. Cały nagrywany teren powinien być oznaczony w sposób widoczny i czytelny. Można to zrobić za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych – ważne jednak, by informacja taka była dostępna nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Sam zakres informacji, które operator musi podać nagrywanej osobie jest bardzo szeroki. Nie wszystkie dane muszą jednak być widoczne na wejściu do obiektu – mogą znaleźć się tam na przykład jedynie podstawowe oznaczenia wraz z adnotacją, że pełna klauzula informacyjna monitoringu wizyjnego dostępna jest w innym wskazanym miejscu.
O tym, że w zakładzie pracy został zamontowany system kamer, powiadomione muszą być także wszystkie zatrudnione osoby. Powinno mieć to miejsce nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Wiadomość taka, wraz z informacją o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, powinna być przekazana na piśmie zarówno obecnym, jak i nowym pracownikom.
Monitoring wizyjny a RODO – uprawnienia nagrywanych osób
Poza wspomnianymi wcześniej obowiązkami istnieją jeszcze inne wymagania, które wynikają z zależności między monitoringiem a ochroną danych osobowych. Jednym z nich jest to, by obszar, który obejmują kamery, był możliwie mały. Decyzja o tym, jaki zasięg ma mieć monitoring musi wynikać z określonego wcześniej celu jego instalacji. Obszar ten nie może jednak obejmować miejsc takich jak pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie, chyba że jest to niezbędne do realizacji celów i nie naruszy godności i innych dóbr osobistych pracownika oraz zasady wolności i niezależności związków zawodowych.
Jeszcze innym aspektem, o którym musimy pamiętać, jest obowiązek wyłączenia możliwości nagrywania dźwięku przez kamery. Dodatkowo zatroszczyć musimy się także o zamieszczenie w klauzuli informacyjnej monitoringu wizyjnego informacji o uprawnieniach nagrywanych osób. Mogą one bowiem zażądać na przykład usunięcia nagrania lub dostępu do danych.
Jak stworzyć monitoring wizyjny zgodny z RODO?
Analizując zależności między monitoringiem wizyjnym firmy a RODO, trzeba uwzględnić kilka istotnych elementów. Montowanie kamer bez znajomości aktualnych przepisów może doprowadzić do sytuacji, w której okaże się, że firma w niewłaściwy sposób przetwarza dane osobowe pracowników lub klientów. Z tego powodu warto powierzyć to zadanie specjalistom, którzy doskonale wiedzą, jak przeprowadzić tę pracę, by monitoring wizyjny funkcjonował zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu kwestie takie jak RODO a monitoring nie będą dla przedsiębiorstwa powodem żadnych rozterek.
